ASSISTANT(E) POLYVALENT(E)

MISSIONS DU POSTE

VOYAGES - Organisation des déplacements des techniciens :

  • Recherche & réservation hôtels et du moyen de transport (train, avion, voiture)
  • Suivi, gestion & dispatche des factures relatives aux déplacements selon les entités par gestion électronique des documents (GED)
  • Suivi & préparation des frais de déplacements des techniciens (prime panier)
  • Préparation du tableau des tickets restaurant en lien avec les déplacements des techniciens.
  • Gestion des justificatifs de frais annexes des techniciens (remboursement péages, matériels, …)
  • Gestion des locations (véhicules courte durée, appartements…), suivi des contrats.
  • Préparation des fiches de travail et commandes clients avant départ de chantier des techniciens en collaboration avec le coordinateur de travaux.
  • Vérification des absences du jours auprès des chefs de chantier et mettre l’information des absences injustifiées dans FIGGO.

VARIABLES DE PAIE - Gestion des variables de paie :

  • Effectuer le calcul du chiffre d’affaires selon les chantiers par techniciens
  • Faire l’extraction du logiciel de la trame de saisie des variables de paie
  • Saisie des variables de paie selon les fiches de travail et mise en page du tableau pour validation des primes (calcul heures jour / nuit, heures suppl/ heures neg. et saisie prime de déplacement…)
  • Extraire le tableau par technicien une fois saisi pour remise à la direction technique.  

FORMATIONS OBLIGATOIRES DES TECHNICIENS

  • Suivi des formations obligatoires
    • Déterminer les formations arrivées à échéance.
    • Déterminer la date de formation en collaboration avec le planificateur
    • Prise de contact avec les centres de formation (disponibilités, prix)
    • Gestion administrative de tous les documents liés à la formation (attestations, habilitations, enregistrement dans base de données internes, etc.) après validation auprès du responsable sécurité       

AUTRES MISSIONS

  • Réception des appels téléphoniques et gestion du standard téléphonique de l’entreprise
  • Assister la direction technique, achats et coordination travaux
  • Suivi des travaux de dégraffitage (photos avant/après)
  • Remplacement de l’assistante technique lors d’absences (maladie, congés…)   Cette liste n’est pas exhaustive et sera susceptible d’évoluer.  

CONTRAINTES & DIFFICULTES DU POSTE

  • Open Space
  • Être réactif(ve) et savoir s’adapter aux changements  

COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire : Savoir organiser son travail par ordre de priorité, savoir prendre un appel téléphonique, être à l’aise avec les outils informatique et internet **Savoir être : **Adaptable, discrétion, rigueur, sens du relationnel, souplesse, bonne gestion du stress **Savoirs **: outils informatique, Excel, Word, Power Point, internet, Planning PME (souhaitable), GED (Zeendoc), SIRH (LUCCA)  

MOYENS D’ACCES AU POSTE

  • Recrutement externe
  • Contact possible par mail à adresser à : denis.ungar@gsdi.fr - noman.elghazzal@gsdi.fr - contact@gsdi.fr   Localisation géographique : MASSY (91) Poste à pourvoir immédiatement