ASSISTANT(E) POLYVALENT(E)
MISSIONS DU POSTE
VOYAGES - Organisation des déplacements des techniciens :
- Recherche & réservation hôtels et du moyen de transport (train, avion, voiture)
- Suivi, gestion & dispatche des factures relatives aux déplacements selon les entités par gestion électronique des documents (GED)
- Suivi & préparation des frais de déplacements des techniciens (prime panier)
- Préparation du tableau des tickets restaurant en lien avec les déplacements des techniciens.
- Gestion des justificatifs de frais annexes des techniciens (remboursement péages, matériels, …)
- Gestion des locations (véhicules courte durée, appartements…), suivi des contrats.
- Préparation des fiches de travail et commandes clients avant départ de chantier des techniciens en collaboration avec le coordinateur de travaux.
- Vérification des absences du jours auprès des chefs de chantier et mettre l’information des absences injustifiées dans FIGGO.
VARIABLES DE PAIE - Gestion des variables de paie :
- Effectuer le calcul du chiffre d’affaires selon les chantiers par techniciens
- Faire l’extraction du logiciel de la trame de saisie des variables de paie
- Saisie des variables de paie selon les fiches de travail et mise en page du tableau pour validation des primes (calcul heures jour / nuit, heures suppl/ heures neg. et saisie prime de déplacement…)
- Extraire le tableau par technicien une fois saisi pour remise à la direction technique.
FORMATIONS OBLIGATOIRES DES TECHNICIENS
- Suivi des formations obligatoires
- Déterminer les formations arrivées à échéance.
- Déterminer la date de formation en collaboration avec le planificateur
- Prise de contact avec les centres de formation (disponibilités, prix)
- Gestion administrative de tous les documents liés à la formation (attestations, habilitations, enregistrement dans base de données internes, etc.) après validation auprès du responsable sécurité
AUTRES MISSIONS
- Réception des appels téléphoniques et gestion du standard téléphonique de l’entreprise
- Assister la direction technique, achats et coordination travaux
- Suivi des travaux de dégraffitage (photos avant/après)
- Remplacement de l’assistante technique lors d’absences (maladie, congés…)
Cette liste n’est pas exhaustive et sera susceptible d’évoluer.
CONTRAINTES & DIFFICULTES DU POSTE
- Open Space
- Être réactif(ve) et savoir s’adapter aux changements
COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire : Savoir organiser son travail par ordre de priorité, savoir prendre un appel téléphonique, être à l’aise avec les outils informatique et internet
**Savoir être : **Adaptable, discrétion, rigueur, sens du relationnel, souplesse, bonne gestion du stress
**Savoirs **: outils informatique, Excel, Word, Power Point, internet, Planning PME (souhaitable), GED (Zeendoc), SIRH (LUCCA)
MOYENS D’ACCES AU POSTE
- Recrutement externe
- Contact possible par mail à adresser à : denis.ungar@gsdi.fr - noman.elghazzal@gsdi.fr - contact@gsdi.fr
Localisation géographique : MASSY (91)
Poste à pourvoir immédiatement